Logística: La distribución más efectiva de nuestros recursos


Logística

La logística es un proceso totalmente extendido a nivel global.

Esto es debido, a que es una de los pilares sobre la que se asienta nuestra sociedad actual.

Es un anclaje que toda actividad necesita, porque constantemente necesitamos repartir nuevos recursos.

De hecho, seguro que montones de cosas “llegan” a tu oficina, a tu casa,etc…

¿No te gustaría saber como lo hacen?

¡Te invito a leer lo que sigue si te interesa saber más sobre como distribuimos nuestros bienes!

Conceptos asociados


¿Qué es logística?


La logística son todos aquellos procesos que nos sirven para llevar bienes/personas/maquinaria desde donde se originan hasta el punto donde van a ser usados.

El rastro físico que dejan los bienes es lo más evidente, lo primero que se nos viene a la cabeza cuando hablamos de logística. Este rastro, como seguramente sabes, tiene dos fases, una dinámica (transporte) y una estática (almacenamiento).

Paralelo a este rastro, actúan dos factores que lo definen. Por una parte, tendríamos los servicios, es decir, todas las acciones ligadas al producto. Y por otra parte, tendríamos la información que se genera a medida que el producto avanza en la cadena logística.

Qué-es-logística
Definición y explicación esquemática de que es logística

En conjunto, el transporte y el almacenaje son las dos fases posibles del movimiento de un producto. Mientras que los servicios y la información, responden a los que hacemos y lo que obtenemos durante esas fases.

En la cadena logística estos cuatro componentes trabajan de forma conjunta. ¿Pero como lo hacen?

Lo hacen a partir de tres procesos distintos; planeación (la fase donde se decide de que forma se va a operar), implementación (donde probamos sobre el terreno como funciona) y control (la fase que nos asegura que estamos cumpliendo la planeación durante la implementación).

Este sería un resumen general de lo que es logística.

Ahora bien, el movimiento activo o transporte se suele dividir a su vez en cuatro fases, para describir con más detalle donde se encuentra el producto:

  • Interna: Movimiento dentro de la fábrica o centro de distribución.
  • Externa: Movimiento entre fábricas, centros de distribución, proveedores y clientes.
  • Entrante: Describe el cambio de movimiento desde la fase externa hasta la fase interna.
  • Saliente: Describe el cambio de movimiento desde la fase interna hasta la fase externa.

Es importante que comprendas, que estas definiciones del movimiento del producto no son solo importantes desde un punto de vista informativo. Sino que además son fundamentales para el correcto desempeño de la cadena logística.

Sinónimos/significados de logística


Dentro de los sinónimos de logística, encontramos dos grandes grupos.

Los referidos a la parte estructural como estrategia, organización o táctica.

Y los referidos a la parte activa como abastecimiento, provisión o distribución.

Sinónimos/significado de logística
Distintos tipos de sinónimos, origen y uso actual de logística

En ningún caso, podemos afirmar que haya una palabra que tenga exactamente el mismo significado que logística. Las palabras que os acabo de poner, se usan como sustitutas en ciertas situaciones, por lo que en otras pueden tener un significado muy distinto.

El origen de la palabra logística proviene de la jerga militar. Su significado es el mismo que el actual (llevar bienes/personas/maquinaria desde un punto de inicio hasta su destino). La única diferencia es el contexto. Antes solo se aplicaba a la guerra y hoy en día se usa para cualquier organización, independientemente de su propósito.

Es importante recalcar lo de “independientemente de su propósito”, ya que muchas personas tienen la idea de que solo se utiliza a nivel comercial, cuando en realidad se usa también en otros campos o especialidades distintos.

En el próximo apartado, voy a explicarte más en profundidad en que consiste la logística. Para hacerlo, echaré mano de la división más usada (que ya empezamos a ver en el punto anterior), logística interna y externa.

Logística integrada


Hoy en día, casi todas las organizaciones conocen la importancia de coordinar e integrar sus operaciones logísticas.

Esta integración, necesita ser cada vez mayor, ya que la distancia geográfica aumenta (cada vez la economía es más global) y el tiempo disminuye (cada vez se entrega todo más rápido).

El objetivo último de la logística integrada, es la integración de toda la cadena logística. Pero eso solo es posible, si primero se realiza un integración independiente de las actividades externas e internas.

Logística-integrada
Explicación de que es logística integrada

Con el cumplimiento de este objetivo se aumenta la rapidez, la flexibilidad y la innovacción; consiguiendo una mejor adaptación a las cambiantes demandas del mercado.

Para que lo entiendas fácilmente, la integración implica ante todo, unir procesos aparentemente separados. Para unir estos procesos, se llevan a cabo una serie de acciones determinadas.

Estas acciones, a su vez tienen que ser coherentes con una serie de ideas. Es decir; objetivos, medidas o prioridades que sean comunes. Si cada persona tiene claro estas ideas en común, se consigue una organización con menos formalidades y mayor trabajo entre equipos, o lo que es lo mismo, departamentos en los que se trabaje de forma coordinada.

A continuación, te voy a enseñar más en profundidad cuáles son las acciones con las que se ha demostrado que se establece una mejor integración, tanto a nivel externo como a nivel interno.

Acciones para integrar la logística interna

Dentro de la logística interna, se han probado diversas acciones que ayuden a una mejor integración de todos sus procesos.

Voy a mostrarte las 5 acciones que se han probado más efectivas:

1.Cumplir políticas y procedimientos organizacionales

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5 tipos de medidas probadas para mejorar la integración de la logística interna

La habilidad para unir procesos depende en gran medida de saber lo que se está haciendo en cada momento.

Se necesitan procedimientos, para hacer funcionar las partes accionables de los procesos. Mientras que la política, es necesaria para abordar de forma rápida los incovenientes que puedan surgir.

2.Unificación de acciones

No basta con tener una definición clara de lo que haces. También se necesita que el trabajo que antes estaba separado, se estructure para formar un continuo de actividades.

La manera más sencilla de asegurar esta unificación, consiste en asignar a cada trabajador tareas que envuelvan a más de un proceso diferente.

3.Racionalización de la misión y la visión

La forma más efectiva de hacerlo, es poner el primer foco de actuación en servir a los empleados.

Usando una misión y una visión centrada en los empleados, se aumenta la percepción del valor que los trabajadores tienen de si mismos y de sus compañeros. Mantener y mejorar esta idea de forma prioritaria, permitirá introducir con un margen de resistencia mucho más bajo otras prioridades, como el cliente o la calidad.

4.Reestructurar la organización

Más allá de objetivos globales y específicos, tienen que existir una serie de objetivos que afecten a varios departamentos al mismo tiempo. Incluyendo el intercambio de información cruzada y conocimiento, a fin de asegurar la mayor transparencia posible entre departamentos.

Además, se llevarán reuniones planificadas específicas para asegurar y mejorar la reestructuración constantemente.

5.Previsión de crecimiento y expansión

En el trabajo hacia una integración continua, todos los departamentos pueden necesitar una ayuda externa.

Para ello, puedes crear un departamento que se encargue específicamente de servir de enlace entre el resto de departamentos y comprobar su grado de integración. Además, con todos los conocimientos que acumules, pueden tener una idea más clara sobre como preparar el terreno para futuras expansiones.

Acciones para integrar la logística externa

El objetivo principal de la logística externa, es establecer una unión con las acciones e intereses de los clientes y proveedores.

En este caso, voy a enseñarte 4 acciones usadas frecuentemente y efectivas en el largo plazo:

1.Mantener operaciones estandarizadas

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4 tipos de acciones usadas para mejorar la integración de la logística externa

Todas las operaciones entre el distribuidor y el proveedor siguen procedimientos estandarizados.

Esto se refleja en documentos, denominados normalmente como procedimiento de operación estándar. El contenido de los mismos se acuerda en reuniones, teniendo en cuenta cambios tecnológicos, operativos, ambientales, etc…

2.Planificación conjunta

Se llevan a cabo planes de marketing y manejo de inventario con proveedores, al fin y al cabo, también son una imagen directa de la marca.

Estos planes permiten una mejora sustancial en la disponibilidad de stock, tiempos de entrega y otros indicadores clave de rendimiento.

3.Compartir conocimiento

Al igual que entre cada departamento interno, la transparencia en el traspaso de conocimiento con el proveedor es esencial.

Aunque tiene una serie de matices, ya que el conocimiento a compartir es limitado y depende del tipo de proveedor. No se va a compartir la misma información con un proveedor clave (que es fundamental para el funcionamiento de los procesos), que con un proveedor secundario.

4.Compartir procesos

En este caso, es un paso más adelante del punto anterior, ya que para compartir procesos es necesaria la compartición de información.

Esta medida suele ser llevada a cabo en exclusiva con proveedores clave (y solo con algunos). Además, constituye un punto intermedio entre logística interna y externa, por lo que aumenta la integración entre ambas.

Una vez que te he hablado de como funciona la logística a grandes rasgos, creo que es buen momento para hablar de porque se hace, o en otras palabras, para que sirve la logística.

Principales funciones de la logística


Hasta ahora te he hablado del movimiento de bienes dentro de una organización. También, me he referido a los distintos departamentos y la importancia de su coordinación.

Pero, ¿cuáles son esos departamentos y en que nos basamos para hacer la división?

Nos basamos fundamentalmente en aspectos funcionales. Cada departamento realiza unas acciones muy determinadas que repercuten en la eficiencia y efectividad de la cadena logística.

Vamos a empezar a ver cada una de esas funciones ahora, teniendo en cuenta que esta es una explicación general (cada organización tendrá sus propios departamentos específicamente diseñados).

Procesamiento de pedidos 

Es la fase donde se empieza a poner en marcha la cadena logística.

En concreto, el primer paso de todos es la orden de compra de un cliente a un proveedor. En ese momento, se genera el primer documento legal, que sirve para reflejar la transacción entre las dos partes.

Este documento, contiene una serie de detalles del producto (precios, formas de pago, tasas,…) y términos comerciales para formalizar el acuerdo.

Procesamiento-de-pedidos-en-logística
Qué es procesamiento de pedidos en logística y fases más importantes

Si te preguntas porque le doy tanta importancia al documento, la respuesta es sencilla. Está demostrado que influye decisivamente sobre el resto del proceso logístico. En concreto, se ha probado que tiene una relación directa con el rendimiento de la cadena logística.

En función del número y tipo de ordenes las interacciones de la cadena cambian. Por ejemplo, al activar una orden a una hora o día determinado, el tiempo que tardará en moverse un producto variará. Lo mismo puede ocurrir con los detalles técnicos y los términos comerciales de los contratos.

Las grandes firmas son conscientes del papel que juegan estos condicionantes. Por esa razón, el procesamiento de pedidos tiene que servir no solo para activar la cadena, sino también para definir previamente sus condiciones de forma concreta. Esto se consigue siguiendo una serie de pasos determinados:

  • Orden enviada por el cliente por un determinado producto
  • Chequeo de que todos los términos básicos de la transacción estén claros. Hablamos de términos que suelen ser comunes a la empresa, independientemente del producto.
  • Aclarar cuales son los detalles del producto; el pago, de que forma se va a pagar, en que fecha llegará, especificaciones y cuáles son las condiciones de envío.
  • Se revisa el material en stock. En caso de contratiempo, se comunica el tiempo estimado de demora y se inicia el proceso de producción/aprovisionamiento.
  • Se confirma la orden, teniendo todas las posibles desviaciones en cuenta.

Una vez cumplidos estos pasos, el movimiento del producto puede comenzar.

Cuando observas un proceso logístico desde la perspectiva de un cliente, solo tienes en cuenta tres pasos: hacer la transacción, observar movimiento del producto y recibirlo. Pero la realidad, es que todo esto solo es posible en tiempo y forma, gracias a otras serie de funciones paralelas que vamos a seguir viendo a continuación.

Control de inventario

Como ya te mostré en el apartado anterior, al procesar un pedido es necesario saber si está en stock o no. En el caso de que un producto no este presente, se ordenará su pedido.

Esta labor de administración de productos, es llevada a cabo por el control de inventario.

Cabe destacar, que normalmente si falta un producto no se pide solo una unidad. Sino que, basado en la analítica y los procedimientos, se pide un determinado número, con el propósito de reducir los costos lo más posible.

Control-de-inventario
Que es control de inventario y su importancia en la toma de decisiones

Por lo tanto, cuando hablamos de control de inventario, nos referimos al balance de productos en una empresa que permita cubrir las necesidades del cliente mientras se reducen los gastos lo más posible.

Es de suma importancia, porque es el proceso que más costes trae a una cadena logística.

Estos costes, se derivan de la administración adecuada de las compras, el entrenamiento, los daños/perdidas de productos y sobretodo del almacenamiento. Este último, es el que más influye en los gastos, y se caracteriza por la inmovilización de un producto en una zona y tiempo determinados.

Como el almacenamiento es fundamentalmente “pasivo”, podemos llegar a pensar que su importancia es relativa, pero para nada. Su rol es fundamental, porque las decisiones más importantes, las que tienen un mayor impacto en la cadena logística, están relacionadas con el almacenamiento de alguna forma. Algunas de estas decisiones son:

  • Encontrar la mejor ubicación posible. Situarse cerca de grandes núcleos de población, permitiendo además una salida cómoda y eficaz de los productos.
  • Elegir el diseño de los almacénes. Marcará la operativa y la organización de los procesos.
  • Cuantos almacénes habrá y que tamaño tendrán. Dependiendo de la demanda y población, entre otros factores, se necesitará una cantidad de espacio determinada.
  • Como se operará en distintas situaciones. Es fundamental no solo lo que tienes, sino como lo haces, como te adaptas a las situaciones que se te presenten.

Aunque sea una idea que pueda resultarte poco intuitiva, es un hecho. Cuando el producto esta en movimiento se generan menos costes (si incluimos los potenciales) que si esta parado, de ahí la importancia de la administración y las decisiones durante el control de inventario.

Transporte

El concepto de transporte en logística implica el movimiento de bienes desde el proveedor hasta el cliente.

Cuando completas una orden de compra, lo que consigues es finalizar la transacción de una manera formal, o lo que es lo mismo, solo a nivel de documentación.

A nivel operativo, es solo el principio. Los bienes se tienen que trasladar físicamente desde el lugar en el que se fabrican hasta su destino predefinido.

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Que es el transporte en logística y cuáles son los motivos que varían su coste

Este traslado físico es seguramente, el que tiene un coste más variable dentro de la cadena logística. ¿La razón?

Que existen muchos factores diferentes. Veamos algunos ejemplos.

El coste del transporte, varía entre productos de consumo masivo (que son más baratos de forma unitaria porque se envían muchos juntos) y productos exclusivos (que son más caros porque se tienen que enviar solos o en menor número por necesidad).

Otra razón de esta variabilidad, son las condiciones de preservación. Muchos productos no necesitan un cuidado especial, mientras que otros pueden necesitar condiciones especiales de temperatura, vibración, humedad, etc…

Además, existen distintas modalidades para incrementar la velocidad del transporte, asociados a mejores sistemas que son más caros (empresas especializadas o transportes express).

Estas son razones específicas del producto o del servicio. También hay 3 razones que son más generales y que afectan a cualquier tipo de transporte:

  • Capacidad: El gasto por movimiento es prácticamente el mismo si el medio de transporte esta vacío o lleno. Cuanto mayor carga, menos se gasta en el transporte de cada producto.
  • Tiempo: Cada fracción de movimiento durante el transporte incrementa el coste. Esto quiere decir, que si hay más rutas y más distancia dentro de cada ruta, más se encarece cada producto.
  • Manipulación: El coste del producto se encarece aún más cuantas más paradas ocurran para manipular el producto (carga/descarga/comprobación).

Es interesante que observes también, como ha avanzado en los últimos años este área sin apenas nuevas mejoras tecnológicas en los medios transporte. Es un gran ejemplo de como, la estrecha colaboración con otros departamentos y pequeñas mejoras en la gestión también pueden incrementar la productividad.

Sistema de almacenamiento y empaquetamiento

He dejado a estas dos funciones para el final porque, pese a ser importantes, no se pueden separar por completo de las otras funciones que ya hemos visto. Además, aunque a primera vista no te lo parezca, tienen bastantes cosas en común.

Vamos a empezar con la que más confusión suele generar con diferencia, el sistema de almacenamiento de materiales.

Como su propio nombre indica, es fácilmente confundible con el control de inventario/almacenamiento. Entonces, ¿cuál es la diferencia?

Sistema-de-almacenamiento-y-empaquetamiento
Sistema de almacenamiento y empaquetamiento, características y funciones

Pues bien, el control de inventario se encarga de la administración eficiente, es decir, saber que tengo que tener un producto en una determinada zona física. Ya que de esta forma se podrá actuar de forma más rápida cuando el producto se solicite y tenga que ser transportado.

El sistema de almacenamiento, ya da por hecho que los productos se encuentran en una zona física determinada (gracias al control de inventario). Así que, su misión es asegurar las mejores condiciones en esa zona (conservación, accidentes laborales, mejor uso del espacio, etc…).

Por otro lado tendríamos al empaquetamiento. Su objetivo, es parecido al sistema de almacenamiento, pero en este caso mejora las condiciones para los productos durante el trasporte.

En resumen, el sistema de almacenamiento y el empaquetamiento son actividades que ocurren al mismo tiempo que el control de inventario y el transporte respectivamente. Su función es proteger los productos y facilitar los procesos más importantes de la logística.

En el siguiente apartado, voy a hablarte de uno de los factores que más impacto tienen en la eficiencia de las funciones logísticas. No me estoy refiriendo a determinadas acciones o procedimientos, sino a como podemos entender y valorar los procesos de forma adecuada.

¿Que son los KPI de la logística?


Gracias al desarrollo de nuevas tecnologías, vivimos en un mundo que depende cada vez más de los datos.

La logística, es uno de los sectores que más se ha beneficiado de esta “revolución de la información”.Pero, ¿en que sentido?

Que-son-los-KPI-de-la-logística
Explicación de los KPI en logística y su utilidad

Pues siguiendo la máxima de menos es más, al definir que es importante y que no. Y esto se consigue con los KPI o indicadores clave del rendimiento.

Los KPI, son valores objetivos del progreso en una determinada actividad. Son números, que te permiten asegurar que estás cumpliendo un objetivo o, al menos, acercándote poco a poco a él.

Usando KPI, te aseguras que tus acciones se evaluan frente a valores de referencia. Esto quiere decir, que si cometes un fallo o no vas en la dirección correcta, puedes darte cuenta de forma más rápida. Cotejas tus medidas con los KPI, y piensas que ha podido fallar o que se puede mejorar.

Además, son importantes para la mejora continua, porque si alcanzas un KPI determinado puedes introducir uno más exigente. De esta forma, las organizaciones pueden ser más dinámicas y en consecuencia, adaptarse mejor a los cambios.

También se usan en algunas situaciones para establecer mayores niveles de confianza entre clientes y proveedores. Esto es debido, a que es más fácil llegar a acuerdos y establecer acciones conjuntas cuando se trabaja con datos objetivos.

En resumen, los KPI proporcionan mayor significado y visibilidad al rendimiento de una organización, pudiendo evaluar de forma más sencilla las acciones a tomar o evitando que se perpetúen objetivos poco realistas.

¿Cómo se usan los KPI?

Ya sea por darles una importancia excesiva o por no tenerlos apenas en cuenta, lo cierto es que unos de los grandes inconvenientes de los KPI es cuantos se tienen que usar.

Existen organizaciones que usan muchísimos KPI. Pero, a la hora de la verdad, la mayoría no son útiles y solo generan confusión.

Esto se debe a que un KPI es una métrica, pero también es algo más.

Cómo-se-usan-los-KPI
Párametros para saber elegir la cantidad y calidad de KPI

También es un valor que tiene que basarse en elementos clave de la actividad, departamento u organización. No todo vale a la hora de elegir una métrica, esta no es solo un número, sino que también tiene un significado.

Además de que estés seguro que sean elementos clave lo que mides, necesitas saber el tiempo y recursos que vas a utilizar para medir un KPI. Puede darse el caso de que sea un elemento clave el que quieras medir, pero sea inviable hacerlo adecuadamente por diversas razones. Importa tanto lo que vas a medir como tu capacidad para llevarlo a cabo.

Teniendo en cuenta estas dos razones, podemos extraer una conclusión fundamental acerca de las métricas de una organización. Es mejor medir unos pocos elementos vitales que intentar abarcar demasiado.

El número mínimo de KPI vitales varían entre organizaciones, departamentos y actividades. No hay que intentar tener exactamente la misma cantidad siempre, sino que depende de las necesidades y objetivos que se planteen.

Saber cuál es el número adecuado, es difícil de decir a simple vista. Se necesita poner en práctica diversos procesos, ver como funcionan y cambiar lo que sea necesario de forma continua.

Etapas de implantación de un KPI

Acabamos de ver, que existen una serie de ideas que te pueden orientar a la hora de elegir un KPI.

Pero como con todas las ideas, si quieres plasmarlas en resultados, vas a tener que probarlas de manera práctica.

En el caso de los KPI, se suelen seguir una serie de etapas para saber si su implantación es adecuada o es mejor descartarla:

Etapas-de-implantación-de-un-KPI
Fases del proceso de adquisición de KPI por parte de una organización
  • Identificación: Consiste en identificar KPI para tu organización, ya sea a través de la bibliografía, personal experto, nuevas tendencias,etc…
  • Medir: Para hacerlo se usa la tecnología y metodología más adecuada. Estos datos se procesan e incluyen en una panel de reporte digital para su análisis.
  • Evaluar: Basándonos en los datos analizados, tenemos que llegar a conclusiones claras acerca del cumplimiento de nuestros objetivos.
  • Mejorar: Con toda la información obtenida, se idean distintas estrategias que ayuden a incrementar el rendimiento, reducir costes o llevar a cabo nuevas actividades.
  • Alinear: Revisar que los KPI tengan una estrecha relación con nuestros objetivos. Si no es así, se pueden ajustar o cambiar en función de las necesidades.

Recuerda, no basta con pensar que un KPI es adecuado para nuestros procesos. Es necesario probarlo sobre el terreno para descubrir que aspectos cubre bien y cuales pueden ser mejorables. De esta forma, conseguiremos una mejora en el rendimiento de los procesos y podremos tener objetivos más ajustados a la realidad.

5 ejemplos de KPI claves 

Existen una serie de razones que te llevan a elegir ciertos KPI y a descartar otros.

Muchas de estas razones son comunes a cualquier cadena logística, lo que nos lleva a que existen ciertos KPI que casi siempre son muy útiles para medir el rendimiento.

Voy a mostrarte cuáles son las razones de esas utilidad con cinco ejemplos:

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5 KPI que nos sirven para conocer el rendimiento de la cadena logística
  • 1.Precisión del inventario: Mide la precisión con la que se prepara un producto de forma correcta (incluye errores en detalles o cambio de un producto por otro). Estos errores o cambios, crean costes adicionales y sobretodo perdida instantánea de cuota de mercado. Es un indicador que tendría que estar muy cerca del 99%.
  • 2.Entrega final a tiempo: Es la efectividad con la que se cumple una fecha/hora de entrega a tiempo. Si se cumple, se evitan tarifas innecesarias y se mejora la imagen. Es tal su importancia, que si se cumple menos de un 97% de veces, las posibilidades de prosperar a largo plazo se reducen drásticamente.
  • 3.Salida a tiempo: Es la efectividad con la que un envío sale del almacén a tiempo. En este caso, tiene un impacto doble. Por una parte afecta a los intermediarios y por el otro a la “Entrega final a tiempo” que acabamos de ver. Por razones obvias su porcentaje de acierto tendrá que ser más alto del 97%.
  • 4.Relación red/cliente: Es el volumen total de compra en relación con el de cada cliente. Nos permite dividir a los distintos clientes para darles trato personalizado. Todos los clientes son importantes, pero en especial aquellos que son fieles y que más volumen de negocio crean.
  • 5.Precisión del pedido: Mide la precisión con la que el proceso de venta se hace correctamente. Afecta a toda la cadena logística, por lo que su porcentaje tiene que ser prácticamente del 100%.

Es importante que no asocies los KPI claves solo con resultados que estén cerca del 100% (existen KPI más específicos y cuyo porcentaje varía más). Los que te he mostrado son estándares básicos en cualquier departamento de logística, esto quiere decir, que su competencia es enorme y su no cumplimiento está muy penalizado por parte de los clientes.

Ahora, me gustaría saber que piensas…

¿Piensas que las fases de movimiento de producto se podrían describir de otra manera?

¿Hasta que punto consideras que es importante la integración en logística?

¿Has usado alguna vez un KPI para un trabajo o proyecto?

 

 

Si te ha resultado interesante te agradecería mucho que lo compartieras. ¡Mil gracias!

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