PROCEST – Web especializada en el concepto de proceso y sus tipos


Hola visitante, ¡bienvenido! Procest es una web para solucionar dudas y encontrar información concreta sobre procesos.

Esta web tiene un carácter multidisciplinar, ya que la propia definición de proceso es muy amplia.

Pero siempre con el foco puesto que puedas encontrar información estructurada, clara y sencilla.

Encontrar la información disponible es muy fácil.

La web tiene 3 niveles: está página de inicio, diferentes tipos de procesos (conceptos asociados a procesos) y por último un nivel más bajo con ejemplos o subtipos más concretos.

¡Adelante! Ya estás listo para empezar, disfruta tu estancia.

Tipos de procesos


Aquí puedes ver una clasificación general de todas las categorías de la web.

Haz click en cualquiera de las imágenes, para obtener más información acerca de la temática en cuestión.

 ¿Qué es un proceso?


Un proceso es una serie de etapas preestablecidas que implica un cambio desde un determinado estado/s a otro determinado estado/s.

Para entender los procesos en su conjunto, tienes que tener en cuenta una serie de elementos característicos en todos ellos.

Durante el proceso esencialmente se produce una transformación, por lo que tiene que haber algo que se transforma. A este algo, se le suele denominar input o entrada, y puede ser materia, energía o información.

La transformación, ocurre por la interacción de los inputs, que cambian en una serie de etapas. Finalmente se transforman en el output o resultado, como consecuencia de los cambios sucesivos.

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Representación básica de un proceso

Por lo tanto, un proceso, para que lo entiendas de forma simple (pero no completa); implica unas etapas (tiempo y espacio) y la actividad de los inputs hasta transformarse en outputs.

Una o varias de estas etapas, en función de la utilidad que tengan o el papel que desempeñen, pueden denominarse también como subproceso.

Más allá del concepto más elemental que te acabo de explicar, existen otra serie de características sumamente importantes para que entiendas como operan los procesos:

  • Aunque dividamos un proceso en etapas concretas, es importante recordar que una etapa no sería posible sin las que vienen antes. Establecen lo que se denomina como relación de interdependencia, siendo esta más intensa en la última etapa, ya que es la única etapa que depende de todas las anteriores.
  • Otro punto que tienes que tener en cuenta, sería el tiempo en el que ocurre cada etapa. De nada sirve tener las condiciones adecuadas sino operan bajo una línea temporal apropiada. En ocasiones una variación de años puede no afectar al desempeño y en otros basta unos milisegundos para hacerlo inviable.
  • La forma en la ocurre un proceso es conocida solo hasta un cierto límite, o lo que es lo mismo, tiene una variabilidad asociada. De esta forma para cuantificarlo, no se asocia a un determinado valor, sino a un rango de valores.

¿Porqué es importante entender sobre procesos?


Quizá, el punto más importante que me gustaría que entiendas sobre los procesos, es sobre la importancia que juegan en nuestro día a día. Quiero decir, los procesos están en todos lados, ocurriendo sin descanso a nuestro alrededor.

Por lo tanto entender su importancia, nos conecta con la realidad y mejora nuestro desempeño.

Es necesario darse cuenta de que tenemos la facultad de crear procesos, modificarlos y entenderlos.

Ahora, puede que estés pensando, bueno vale, esto que dices está muy bien, puede ser cierto, pero aunque entienda que esto es así, sigo sin ver su importancia.

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Motivos de la importancia de los procesos y razones que evitan su comprensión

Bueno, está es una reacción totalmente natural, causada por una serie de conceptos arraigados que nos limitan:

  • Un proceso necesita ser definido de la mejor forma posible. Uno de los errores más comunes que cometemos, es pensar en el principio y en el final sin atender apropiadamente a las etapas intermedias. Cuando observamos un resultado ajeno, especialmente si nos resulta increíble, estamos pasando por alto que ocurre como consecuencia de esas etapas.
  • Además de conocer los elementos fundamentales de un proceso, es muy importante saber como transcurre, y en función de eso como nos gustaría que transcurriera. Tiene que estar basada en datos objetivos e introduciendo cambios si lo consideráramos necesario. Es la fase en que los conceptos se ajustan a la realidad.
  • Por supuesto, no basta con lo anterior, sino que tenemos que tener en cuenta en muchos casos nuestras limitaciones reales. Hay elementos que no controlamos y que en muchos casos juegan un papel importante, ya sea por una cuestión económica, tecnológica, de conocimiento, etc…

Sinónimos de proceso


La palabra proceso, al menos en el contexto que te he explicado hasta ahora, no tiene sinónimos como tal.

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Explicación de distintos significados de proceso

De todas formas es inevitable, que en ocasiones su significado no sea tan amplio y entonces si que tiene sinónimos.

Te hablo de ello ahora, porque puede haber determinados artículos en esta web donde este contexto cambie un poco.

Por ejemplo, al hablar de como se produce un desarrollo en un marco temporal, se está refiriendo más en detalle al principio y al final de lo que ocurre. Algunos sinónimos serían evolución o progreso.

Otro ejemplo, al hablar en la forma en la que se realiza una acción. Se usa mucho como sustituto de procedimiento, o también con técnica y método.

Existen muchos más contextos en los que se usa proceso con un significado diferente, en especial asociadas a temáticas más específicas, como historia o derecho.

En el siguiente apartado, te voy a hablar de algunas definiciones asociadas a proceso más generales. Definiciones que aunque en apariencia parezcan divisiones, lo que realmente hacen es describir la naturaleza de los procesos.

Definiciones generales de proceso


La definición de proceso, como ya te he explicado, es muy amplia. De hecho, al abarcar tantos aspectos y contextos, también existen definiciones derivadas que en si mismas, son también muy amplias. Es decir, que todos los procesos son definidos por ellas, independientemente de su origen.

Este hecho hace que sean de difícil clasificación, el cuál, es uno de los propósitos principales de esta web.

Así que por esa razón, creo que es mejor explicártelos aquí.

Procesos reversibles e irreversibles

Cuando hablamos de proceso reversible e irreversible podemos “tratar” de establecer dos definiciones separadas. A efectos prácticos es solo algo artificial. Así que te explicaré el proceso reversible, haciendo una transición rápida hacia lo que es un proceso irreversible.

Un proceso reversible, como su propia nombre ya nos indica, es aquel que se puede revertir. Volver desde un punto final hasta un punto inicial.

Esto en la práctica y bajo determinadas condiciones excepcionales no es difícil. Ahora bien, incluso en estos casos, aunque consiguiéramos volver al mismo punto inicial, ¿pasaría lo mismo con la región circundante al proceso?

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Diferencias entre procesos reversibles e irreversibles

La respuesta es no, por lo que ya podríamos considerarlo irreversible (proceso que ya no vuelve al punto inicial cuando llego a un punto final). Pero este es solo el primer argumento, para considerar todos los procesos irreversibles. Te voy a mostrar otros dos:

  • Como cada proceso tiene una sucesión infinitesimal de pasos, quiere decir que habría que introducir infinitos cambios para volver al punto inicial exacto. Eso solo lo puedes conseguir si tienes tiempo y recursos infinitos.
  • Y más difícil todavía, ¿te acuerdas cuando en las características de un proceso te citaba la variabilidad?. Bueno, pues si existe variabilidad en cada punto, eso quiere decir que cada vez que trates de llevar a cabo un cambio, menos probable será que vuelvas al estado anterior.

La conclusión principal de todo esto, es que los procesos estrictamente hablando son irreversibles. Si quieres considerarlos reversibles; debes llevarlos a cabo bajo una serie de condiciones muy específicas, no tener en cuenta determinados inputs (porque se modifican) y usar escalas de medida que no sean excesivamente pequeñas.

Procesos determinísticos y estocásticos

Una situación ideal a la hora de comprender y manejar los procesos, es poder predecir los outputs partiendo de los inputs. Es lo que se denominan como procesos determinísticos.

Es más cómodo, más fácil y más barato, pero ¿sabes cuál es el problema? Que muchísimos procesos no pueden ser predichos, debido a que no podemos limitar su aleatoriedad.

A estos procesos, que no pueden ser reducidos a un modelo sencillo de predicción, se los denomina estocásticos.

Consisten en una serie de inputs, en los que su valor varía en un determinado punto del tiempo o espacio, aunque partan con las mismas condiciones iniciales.

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Descripción de los procesos determinísticos y estocásticos

Para que lo entiendas mejor, vamos a dividir esta definición en dos “espacios”:

  • Espacio parametral: Son los puntos del espacio/tiempo en donde puede encontrarse el input.
  • Espacio de estados: Son todos los posibles valores que puede tomar un input.

Cuando se estudia un proceso estocástico, se busca establecer modelos a partir de trayectorias.

La trayectoria esta compuesta por puntos, que cuando están unidos marcan un camino. Cada punto es el valor del input en un espacio/tiempo determinado, es decir, donde coinciden un punto del espacio parametral y un punto del espacio de estados. Si unimos todas esos puntos conseguimos un camino, o lo que es lo mismo, la trayectoria.

La trayectoria es, por lo tanto, todas las coincidencias del espacio parametral y el de estados.

El siguiente paso es el estudio de un gran número de trayectorias a fin de encontrar patrones que nos permitan, hasta cierto punto, crear modelos predictivos.

Ten en cuenta también, que detrás de esta explicación hay mucha matemática, esta es solo una explicación sencillita.

Una vez explicados estos tipos de procesos, es buen momento para explicarte conceptos asociados a procesos determinísticos. O lo que es lo mismo, conceptos asociados a bastantes actividades humanas (aunque también naturales).

¿Qué es gestión de procesos?


Cuando hablamos con otras personas de gestión de procesos, solemos atribuirlo únicamente a unas serie de actividades humanas. Por ejemplo, actividades relacionadas con producción de bienes.

Pero lo cierto es que tiene muchas más aplicaciones, y de mucha importancia, como la reducción del impacto ambiental por ejemplo.

Para que puedas comprender mejor el significado de gestión de procesos, te lo voy a explicar por partes. Empezamos con gestión.

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Que es gestión de procesos y explicación básica

Gestión está muy ligado a otro concepto, la alineación. Cuando se llevan a cabo una gestión, la idea principal es ser capaz de alinear una serie de ideas con hechos del mundo real.

Si ahora aplicamos esta definición junto con los procesos, la definción de gestión de procesos sería: alinear una serie de objetivos con un conjunto de procesos. Que sean capaz de ir de la mano y retroalimentarse el uno con el otro.

Ahora bien, ¿como llevamos a cabo ese alineamiento?

Por regla general se siguen una serie de pasos básicos:

  • Decidir que es lo queremos conseguir, para a continuación diseñar y planificar unas acciones determinadas.
  • Una vez que hemos preparado el terreno, implementamos lo que hemos planificado previamente.
  • Durante la implantación, se llevan a cabo controles, para asegurar que estamos cumpliendo con el diseño y la planificación.

Como puedes observar, el último punto vuelve inevitablemente al primero, por lo que se forma un ciclo. Este ciclo, suele ser denominado de mejora continua y existen múltiples modelos que lo aplican de forma diferente.

El propósito principal de este ciclo es que conforme se lleva a cabo sucesivas veces, consigas un aumento de la eficacia (cumplir lo que te has planteado) y la eficiencia (conseguir hacer lo mismo usando menos recursos).

Paralelo a este ciclo, tienes que tener en cuenta también, que se pone en marcha gracias al factor humano. Por lo que la potenciación de este factor, a través de la educación y la concienciación, es fundamental para el éxito de la gestión. Eso sí, este hecho esta cambiando en los últimos años a pasos agigantados, ya que el factor humano es cada vez menor en favor del automatizado.

¿Qué es estandarización de procesos?


Como ya te mencione en la definición de proceso, su amplitud de significado es tal, que se le puede incluso mencionar varias veces dentro de una misma explicación. La estandarización es un ejemplo de ello.

La estandarización, es un proceso cuya finalidad es crear estándares, o lo que es lo mismo, es un proceso para aceptar procesos a mayor escala. Es un buen ejemplo de como el término proceso, abarca todos los campos de conocimiento y es tan relevante en nuestro día a día.

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Que es estandarización, estándar y su razón de ser

Un estándar a su vez, es el acuerdo que toman ciertas organizaciones o industrias para asegurar que sus procesos siguen una serie de principios determinados bajo un marco de referencia. De esta forma, se ponen de acuerdo para que determinados actividades se hagan de la misma manera. Pero, ¿por qué lo hacen?

Por una parte, para que las prácticas que se han demostrado como mejores, es decir, más eficientes y efectivas, se extiendan a todo el tejido productivo. Consiguiendo que se lleven a cabo productos o servicios con una mayor calidad.

Por otro lado favorece la economía global, a través de la compatibilidad. Si no se diera la estandarización, hasta actividades a priori “sencillas” serian difícilmente reproducibles de una región a otra del mundo. Por ejemplo, ¿nunca te has preguntado por qué tu tarjeta del banco puede ser usada en todos lados? ¿o por qué puedes usar un enchufe independientemente de tu localización?

Es importante aclarar también, que la estandarización no tiene porque darse siempre, aunque sea viable llevarla a cabo. Hay muchos factores (políticos, económicos, patentes), que limitan la difusión e implantación de determinados procesos.

Gracias por leer hasta aquí, si te ha gustado Procest, recuerda que hay muchos más temas esperándote. ¡Feliz día!

 

Si te ha resultado interesante te agradecería mucho que lo compartieras. ¡Mil gracias!